Kaip patogiai laikyti dokumentus namuose?

Yra daug situacijų, kai naudojame draudimo polisus, sertifikatus ir sertifikatus. Todėl norėdami po ranka turėti reikiamus popierius, žmonės priversti dokumentus laikyti namuose. Bet kaip tai padaryti teisingai, kad niekas nebūtų prarastas ar sugadintas?

Kokius dokumentus reikia saugoti?

Bet kuris šiuolaikinis žmogus turi daug popieriaus lapų visoms progoms. Tačiau ne kiekvieną iš jų verta saugoti.

Čia yra dokumentų, kuriuos turite turėti namuose, sąrašas:

• Sąrašas atidaromas su pasais ir kitais šeimos dokumentais. Pavyzdžiui, testamentai, pažymos.
• Pažymos, įgaliojimai, kvitai ir kiti su nekilnojamuoju turtu ir transportu susiję dalykai.
• Diplomai, diplomai, atestatai, pažymėjimai, patvirtinantys išsilavinimą.
• Su profesine veikla susiję dokumentai: darbo knygelės, susitarimai, sutartys.
• Apžiūros rezultatai, medicininė politika ir kortelės.
• Garantiniai talonai, buitinės technikos ir baldų kvitai.
• Su mokesčiais susiję dokumentai.

Atskirai galite pasirinkti elektroninius dokumentus arba tiesiog duomenis skaitmeniniu formatu. Paprastai jie atitinka vieną iš pirmiau minėtų punktų ir taip pat turi būti saugomi.

Kiek laiko reikia saugoti popierius?

Dokumentai gali būti skirstomi pagal saugojimo laiką. Tai priklauso nuo kiekvienos konkrečios plutos galiojimo laikotarpio.

• Nuolatinis. Tokie popieriai visada turi būti po ranka.Tai santuokos liudijimai, gimimo liudijimai, išsilavinimą patvirtinantys diplomai, medicininiai duomenys, notaro patvirtinta informacija, testamentai, pensijų pažymėjimai.
• Ilgas terminas. Nekilnojamojo turto, automobilių ir brangių daiktų dokumentai. Tai taip pat apima profesinius dokumentus. Čia taip pat galite nustatyti čekius ir kvitus. Tai yra kažkas, kas saugoma ilgą laiką ir išlieka aktualu tam tikrą laiką.
• Trumpalaikis. Gydytojų, teisininkų, mokytojų pažymas apie paslaugas rekomenduojama saugoti trejus metus. Komunalinių paslaugų sutartys ir ataskaitos apima tą patį laikotarpį.
• Nenaudingas. Galite iš karto išmesti nereikalingą mokomąją ir informacinę medžiagą, išsamiai išstudijuotų dalykų instrukcijas, skaičiavimo lapus ir kt.

Atskirai galime atkreipti dėmesį į neprivalomus dokumentus, kurie vis dėlto yra labai svarbūs jų savininkui. Tai asmeniniai dienoraščiai, užrašai, nuotraukos ir kiti prisiminimai. Paprastai tokie dalykai taip pat trunka ilgai.

Todėl patartina išmesti viską, kas šiuo metu nenaudojama ir negali būti naudinga ateityje. Norint palaikyti tvarką, reikia reguliariai valyti šiukšliadėžes ir atsikratyti susikaupusių šiukšlių, o kartu sutvarkyti tikrai svarbius dokumentus.

Patarimai, kaip laikyti būtiniausius popierius

Paprastai daugumoje namų popieriai laikomi standartiškai.

1. Pirmiausia dokumentai rūšiuojami pagal sritis: namų, darbo, medicinos ir kt.
2. Tada jie dedami į pasirašytus aplankus, kurie tikrai neleis pasiklysti popieriuose.
3. Gauti rinkiniai dedami į atskirą dėžutę ar maišelį. Beje, patogumo dėlei „konteinerio“ viduje dažnai daromos pertvaros, kad aplankai nesusimaišytų.Tuo pačiu metu turite pasirūpinti, kad saugojimo vieta būtų nepasiekiama vaikams ir gyvūnams, tačiau būtų patogiai naudoti.

Dažnai naudojamus asmens dokumentus verta laikyti atskirai. Jūsų pasas, medicininė kortelė, mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris (TIN) ir pensijos pažymėjimas patogiai tilps į plastikinius maišelius, užsegamus užtrauktuku. Tokios pakuotės yra sandarios ir išlaikys nepriekaištingą turinį, neleis jam, tarkime, sušlapti. Tuo pačiu metu su sveikata susiję dokumentai turėtų būti saugomi kiek įmanoma lengviau pasiekiami – kad nebūtų gaištamas laikas, jei jų reikia skubiai.

Visada naudinga turėti svarbių dokumentų kopijas namuose. Būna visokių atvejų, ir toks rezervas gali padėti netikėtoje situacijoje.

Ypač svarbius dokumentus galima sudėti į seifą. Šiuolaikinė rinka siūlo didelį sandėliavimo patalpų pasirinkimą, todėl bet kuris pirkėjas gali pasirinkti ką nors tinkamo. Bet dokumentus geriau laikyti seife, o ne plastikiniuose aplankuose – kilus gaisrui juos sudaranti medžiaga išsilydo greičiau nei popierius.

Nebanalūs dokumentų saugojimo būdai

Ar aprašymas atrodo nuobodus? Jokiu problemu! Yra įdomesnių, patogesnių popierių laikymo būdų.

• • Organizatoriaus lenta. Tokio įrenginio variantų yra daug. Paprasčiausia forma tai skydelis, prie kurio mygtukais tvirtinami popieriai. Sudėtingesnėse versijose lentoje gali būti nedideli stalčiai ir pakabinami laikikliai.

• • Mini komoda. Ji lygiai tokia pati kaip ir įprasta komoda, tik daug mažesnė. Jame labai patogu laikyti dokumentus. Suskirstyti į skirtingus skyrius, jie niekada nepasimeta! Stalčiai komodoje gali būti įvairių dydžių: maži – smulkiems popieriaus lapams, dideli – piešiniams.

• • Pakabinama dėžutė. Tiesiog maža dėžutė ar krepšelis, pritvirtintas prie sienos kaip pašto dėžutė. Tokiame daikte, pastatytame prieškambaryje, patogu laikyti atneštus laiškus ir kvitus.

• • Vokų kišenė. Panašus į ankstesnį variantą, bet tai ne dėžutė, o vokas. Galite pritvirtinti prie stalo, šaldytuvo, spintos. Leidžia saugoti laikinai reikalingus dokumentus neužimant vertingos vietos.

• • Atliekų krepšelis. Ne, ne šiukšliadėžė – speciali, saugojimui. Padėtas ant stalo ar spintoje, gali turėti kelis skyrius. Paprastas, nebrangus, bet efektyvus būdas saugoti dokumentus.

• • Dažnai naudojamus popierius galima laikyti portfelio aplanke. Turi nešiojimo rankeną. Jis sukurtas taip, kad jame esantys dokumentai nesusiglamžytų. Paprastai skirtas A4 formato popieriui. Jei reikia, kad negaištumėte laiko ieškant reikalingų plutų, galite tiesiog paimti portfelio aplanką ir leistis į reikalus.

Mes naudojame skaitmenines technologijas

Vaistų, prietaisų ir biuro įrangos instrukcijos užima daug vietos. Daug lengviau juos saugoti elektroniniu būdu. Norėdami tai padaryti, turite rasti tą pačią informaciją internete ir palyginti ją su turima medžiaga, kad įsitikintumėte jos tapatybe. Galite tiesiog nufotografuoti instrukcijas ir išsaugoti jas kompiuterio aplanke. Tereikia pastarąjį pasirinkti taip, kad netyčia jo neištrintumėte. Geriau įrašyti kitą gautų failų kopiją į išorinę laikmeną, pvz., atminties kortelę, arba nusiųsti į debesies saugyklą.

Tik tuo atveju galite nuskaityti kitus dokumentus. Tačiau tuomet turėtumėte susirūpinti elektroninės sistemos saugumu nuo galimos įsilaužėlių atakos. Niekam nepatinka asmeninių duomenų nutekėjimas internete.

Beje, naudojantis kompiuteriu ar mobiliuoju telefonu patogu sekti popierių galiojimo datas. Pakanka tiesiog įvesti reikiamas datas į „kalendorių“, kad elektroninis prietaisas praneštų apie konkrečios plutos galiojimo laikotarpio pabaigą. Tada belieka atsikratyti nereikalingo popieriaus.

Bene pagrindinė dokumentų saugojimo namuose taisyklė paprasta: kruopštus ir reguliarus darbas su buitiniais popieriais yra raktas į tai, kad reikiamas dokumentas nebus prarastas svarbiausiu momentu.

Ne visus dokumentus verta saugoti. Tačiau yra daug dokumentų, kuriuos kiekvienas iš mūsų turėtų turėti su savimi. Jas reikia laikyti saugiose ir nuošaliose, bet gana lengvai prieinamose vietose. Galite daryti elektronines ir įprastas dokumentų kopijas – greičiausiai jos pravers. Bet kokiu atveju rūpestingas popierių laikymas ir kruopštus rūšiavimas padės juos apsaugoti.